잡지에 기고한 UC의 도입장벽과 고려사항의 두 번째입니다. 관심있는 분들의 참고바랍니다. 

통합 커뮤니케이션의 장점
UC를 구성하는 5가지의 주요 기술 또는 제품으로는 IP 텔레포니(IP Telephony), 통합 메시징(Unified Messaging), E-Mail, 음성∙화상 및 웹 컨퍼런스, 인스턴트 메시지(상태정보)들이다. 이들은 지금까지 독립적으로 사용하더라도 아무 문제 없던 커뮤니케이션의 요소들이며, 이미 상당한 시장을 가지고 있는 것들이다. 하지만 UC는 이들 기술과 제품을 결합하여 새로운 가치를 만들고자 시도하고 있으며, 앞으로 기업 시장에 주는 영향은 계속 증가할 것이다. 

 
[UC의 주요 기술과 제품 (그림출처: Avaya UC 소개자료)]
 
그렇다면 UC를 공급하는 공급자의 입장이 아닌 소비자인 기업의 입장에서 얻을 수 있는 UC의 장점에는 어떤 것들이 있는지 잠시 살펴보도록 하자. IDC 조사자료(2005)에 따르면 기업의 정보 근로자들의 5가지 주요 시간낭비 활동과 해당 활동에 대해 기업이 지출하는 비용을 다음과 같다고 밝히고 있다.
 

	/주	/년
E-Mail 관리	$418	$21,700
문서작성	$334	$19,900
정보분석	$277	$14,400
정보검색	$274	$14,300
문서리뷰	$253	$13,200

* 지식 근로자 1인당 비용
 
물론 국내 조사자료가 아니기 때문에 비용에 대한 체감은 다를 수 있지만 우리의 기업환경에서도 위와 같은 시간낭비 활동은 자주 찾아볼 수 있다. 뿐만 아니라 Harris(2006년 6월)에 따르면 “정보 근로자들은 1주일에 30분을 전화 번호에 낭비하고, 전화를 거는 경우 2번 중 1번 꼴로 전화번호를 찾고 있다.”고 한다. 이 또한 우리에게 시사하는 바가 큰 대목인 것이다.
 
앞의 자료에서처럼 우리가 자주 사용하는 커뮤니케이션 도구들에 의해 정보 근로자의 시간이 낭비되고 있고, 비용의 손실이 발생하고 있다는 것이다. 이와 같은 환경에서 UC를 사용한다면 각각의 커뮤니케이션 도구와 정보에 단일하게 접근할 수 있는 솔루션을 이용하여 생산성을 높이고, 더 나아가 시간 낭비에서 발생하는 비용을 절감할 수 있게 되는 것이다.
 
즉, UC를 통해 얻을 수 있는 첫 번째 장점은 바로 업무시간의 절약이다. 예를 들어, UC의 구성요소 중 통합 메시징을 이용한다면 앞에서 이야기한 E-Mail 관리 및 상대방에 대한 전화번호 확인에 따른 시간낭비는 확실히 줄일 수 있다. 음성 메시지, 팩스, E-Mail 등의 다양한 메시지를 통합하여 관리하고, 필요한 경우 메일을 읽으면서 상대방에 대한 정보 및 전화번호 확인과 바로 전화를 걸 수 있기 때문이다.
 
둘째 구성원들에게 이동성을 보장해 줄 수 있다. 지금 우리의 근무 환경은 이전의 정해진 시간에 고정된 자리에서 근무하던 형식에서 벗어나 유연한 근무 시간과 원거리 및 가상팀간의 협업, 온라인 상에서의 업무까지 새로운 형식으로 변화하고 있다. 이처럼 변화하는 환경에서 원활한 업무 진행을 하기 위해서는 언제 어디서나 자신이 이용하는 다양한 통신 기기들을 이용해 서로 커뮤니케이션이 보장되어야만 하는 것이다. 이런 환경에서 UC를 사용한다면 컴퓨터뿐만 아니라 개인용 노트북, 휴대폰에 이르는 다양한 개인용 통신 수단에서 단일한 환경으로 정보에 접근하고, 메시지를 전달할 수 있게 된다. 즉 개개인의 구성원들에게 편리한 이동환경을 제공하게 되는 것이다.
 
셋째 비용 절감 효과를 얻을 수 있다. 물론 UC 도입 시점의 비용이 상대적으로 많이 발생한다는 것은 이미 잘 알고 있는 사실이다. 하지만 기존의 화상회의를 위해 고가의 컨퍼런스 룸을 만들고, 해당 솔루션을 도입한다던가 오디오 컨퍼런스를 위한 특화된 장비를 추가적으로 도입하는 일들은 UC를 도입하게 된다면 보다 쉽게 구현할 수 있게 된다. 만일 기존에 이런 장비나 시설이 없던 기업에서는 다양한 형식의 컨퍼런스를 진행할 수 있게 되고, 기존에 갖지 못했던 원활한 의사소통과 의사결정 과정도 얻을 수 있게 된다.
 
더불어 이와 같은 컨퍼런스는 다양한 지역에 흩어져있는 직원들을 한곳에 모으기 위해 소모되는 비용을 점감하는 효과도 발생한다. 예를 들어, 국내외 흩어져있는 지사로의 출장을 줄이고, 개인들의 이동시간 절감 및 부가적인 인쇄에 따른 비용 절감의 효과도 덤으로 얻을 수 있는 것이다.
 
넷째 다른 사람과의 커뮤니케이션을 위한 최적의 환경을 제공한다. 이미 우리는 한 개인과 커뮤니케이션 하기 위해 다양한 수단을 이용하고 있다. 회사 전화번호뿐만 아니라 휴대폰 번호, 팩스 번호, 메신저 주소, E-Mail 주소와 같이 너무나도 많은 도구를 이용하고 있다. Avaya의 한 보고서에 따르면 다른 사람에게 연락을 취하고자 하는 경우 한번에 바로 연결되는 경우는 45% 정도라고 밝히고 있다. 이는 너무나 다양한 도구들을 따로 이용하는 환경에서 빚어진 결과라 할 수 있겠다.
 
기업의 근무 환경은 계속 변화하고 있고, 업무를 위한 담당자가 자주 바뀌는 환경에서는 이를 얼마나 효율적으로 제공할 수 있느냐가 중요한 요소가 된다. 이를 위해서 UC에서는 개인을 연결하기 위한 단일 수단을 제공하고 있는 것이다. 예를 들어, 내가 어떠한 도구를 이용하여 커뮤니케이션을 취하든지 간에 상대방이 현재 연락 받을 수 있는 수단(전화, E-Mail, 인스턴트 메시지)으로 통합관리 되는 시나리오의 구현도 UC를 통해 가능한 것이다.